整理諮詢顧問近藤麻理惠和組織心理學家史考特·索南辛合著的《怦然心動的工作整理魔法》,結合心理學知識和整理實務操作,介紹許多讓工作場域能夠井然有序的技巧。除了實體空間整理,還包括職場生活各種層面的整頓,好比郵件、會議、決策、人脈和團隊,教導我們如何有效利用時間和精力,最終使我們找到對工作怦然心動的感覺。
透過整理就能感到怦然心動,麻理惠老師的整理術不只能運用於居家生活,對我們的工作也有幫助。研究發現,物品堆積,雜亂無序的工作空間會增加大腦的負荷量,使大腦超載,因而減低判斷和體驗重要事物的能力。另外,被資訊和物品淹沒時,人會失去掌控感,變得不再能做出選擇或採取行動,漸漸地會對工作感到無力,進而失去熱情。整理可以減少時間的浪費也可以提高工作表現,因為我們不用再為了找某樣東西翻箱倒櫃,沒有足夠的空間完成任務,也不會再把時間花在沒有生產力的事物上。
作者說仔細觀察自己的辦公空間,思考以下這些問題:
·你在這裡工作真的有正面的感受嗎?
·在這張桌子上工作,有心動的感覺嗎?
·你有充分發揮自己的創造力嗎?
·明天還想再回到這裡工作嗎?
若是以上的答案都是否定的,在離職前,可以試著整理自己的工作環境和生活,或許就會發現自己壓力和不滿的來源,找出自己真正想要的東西,和需要改變之處,然後打造出使自己心動的工作。
實體空間整理的重點在於按照類別(書、文件、小東西、紀念品),依序整理,完成一類再接著下去。確定每樣物品的位置,並且在特定的一段時間內,一口氣徹底整理完畢,若是有空才做,或東做一點西做一點,就可能永遠整理不完了。留下的物品可包括以下三類:心動的、實用的和幫助你實現未來的物品。這三種標準也可運用在數位空間的整理。
*書:留下能反映價值觀,願意重讀的書
*文件:可分類成「待辦」、「必存」和「想存」,但基本原則是「全部丟掉」
*小東西:把同一類物品集中在一起
*紀念品:是否心動,可拍照留念後再處理掉
留下來的物品,決定它們的定位,照類別收納,善用盒子,直立收納,桌面上盡量不放東西。找出並珍惜令自己心動的事物,懷著感謝放掉不心動的,用心照顧保留下來的物品,它們就會散發正面的能量,為生活帶來改變。
最後關於管理數位資料、時間、人脈、會議、決策和團體等面向,要考慮的一樣是三個條件:需要它來完成現在的工作嗎?能指引或激勵未來的工作或發展嗎?能令我心動嗎?依上述條件來選擇要不要留下資料,需不需要開會,要建立何種人脈和團體,以及要如何安排行程表和下決策。
*數位資料:資料夾和電腦桌面都要隨時清空不再需要的資料。記住回覆郵件不是工作本身,而是完成工作的工具。減少會讓自己分心的應用程式。
*時間:檢視行事曆的項目是否是真的對個人和公司目標有益的,而非浪費時間和精力。別急著說「好」,別一心多用,不要拿自己熱愛的事去交換你不重視的獎賞。最後不要塞滿行事曆,留下時間邂逅美好的人事物。
*決策:將決策依風險分成:小、中度、高度風險決策,降低選擇的數量,讓不重要的決策自動化,有時候「夠好」就可以了。
*人脈:保留有意義及真誠的互動關係,重點不是數量而是關係的深厚,留下令人心動並且願意提供我們援助的人脈。
*會議:開會數量不代表你的重要性。頻繁的小會議比起不頻繁的大會議,更會打斷工作,使人分心。改善「鬆散的」會議,拒絕「無關的」會議。
*團隊:確定成立團隊的目的,理想人數是4-6人。
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